DICAS PARA CONTROLE DE PRAZOS PROCESSUAIS

Observar os prazos é uma tarefa inerente à rotina de todo profissional que lida com o Direito. A sua não observância pode ser fatal e acarretar à perda de um processo, trazendo prejuízos financeiros para o escritório e para o cliente e colocando em dúvida a reputação do advogado.

O novo Código Processual Civil (CPC), atendendo uma antiga reivindicação dos Advogados, trouxe novas mudanças em relação à contagem dos prazos, que passa a considerar somente dias úteis.

É uma mudança bastante significativa e positiva, mas que o advogado precisa estar informado sobre as atualizações para poder adaptar sua dinâmica de trabalho.

Nesse cenário, o advogado, necessita acompanhar os andamentos processuais, para se manter por atualizado e ciente de tudo o que acontece no processo.

Atualmente, algumas ferramentas de automatização de processos judiciais têm auxiliado os advogados, criando lembretes referentes ao prazo de cada processo, o que proporciona mais agilidade e evita a perda de prazos.

Desse modo, o advogado consegue se organizar melhor e distribuir as suas atividades levando em conta o calendário de prazos.

Existem algumas dicas para auxiliar no processo de controle de prazos processuais e utilização de automatização de processos. Confira:

I) AVALIE A NECESSIDADE DO SEU ESCRITÓRIO

No mercado, existem diversas ferramentas de automatização de processos judiciais que auxiliam no controle de prazos. 

No entanto, é recomendado bom senso antes de investir seu dinheiro nesses recursos.

Se o escritório é de porte muito pequeno, talvez seja mais prudente iniciar o controle de prazos por meio de planilhas, tendo sempre o cuidado de verifica-las e atualiza-las diariamente.

Quando você utiliza planilhas para administrar o escritório de advocacia, precisa de várias delas, voltadas a diferentes assuntos: controle financeiro, controle de atendimento aos clientes, controle dos processos judiciais, e assim por diante. Isso sem falar daquilo que não é possível fazer com uma planilha, como criar uma agenda de tarefas e compromissos, e que, portanto, vai exigir outro tipo de ferramenta.

Com o crescimento orgânico do escritório, passe a avaliar outras possibilidades.

Agora, se seu escritório tem um volume significativo de processos, com certeza a automatização do controle de prazos é a melhor solução.

II) AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS

Caso tenha identificado que seu escritório de advocacia possui porte necessário para optar por uma ferramenta automatizada, faça uma busca detalhada sobre as melhores opções oferecidas no mercado e implemente o quanto antes.

Há diversas ferramentas confiáveis e de excelente qualidade, que possibilitam que o controle de prazos seja feito de diferentes formas: dias corridos, CPC 1973 ou CPC 2015.

III) CONTROLE DE AGENDA JURÍDICA

Na advocacia, outra função interessante e que muitas vezes está atrelada aos softwares jurídicos, é o de controle de agenda jurídica.

Como cada profissional tem um dia a dia extremamente atribulado e com diversas tarefas para lidar, o cumprimento de prazos e a organização das atividades rotineiras são alguns dos elementos que despendem mais atenção.

Assim, a utilização de um software, capaz de organizar a agenda jurídica, auxilia o advogado no gerenciamento de suas tarefas do dia a dia, além do cumprimento dos prazos processuais.

Isso inclui atendimento ao cliente, presença em eventos e reuniões, entre outras atividades inerentes à profissão.

IV)RESPONSÁVEL DE AGENDA

Esse perfil é responsável por organizar e gerenciar a agenda dos sócios, auxiliando também nas atividades de rotina do escritório de advocacia. Podem chegar até mesmo a organizar a agenda pessoal dos gestores para evitar perda de prazos.

Não é à toa que os grandes escritórios possuem uma área de controladoria, responsável e dedicada a toda a gestão de prazos e envio dos documentos nas datas estipuladas.

Mesmo que o escritório tenha um volume de casos que justifique a implementação de uma ferramenta, mas não para ter uma área de controladoria, é importante designar um profissional que será o responsável pela gestão de prazos e da ferramenta.

É um gesto simples, mas que certamente trará muita eficiência ao processo.

Em resumo, a organização, a escolha de boas ferramentas tecnológicas e a supervisão de um bom profissional são suficientes para o controle de prazos processuais com eficiência.